В указанной ситуации работодателю следует получить у сотрудников письменное согласие на обработку их персональных данных.
В последнее время законодатель уделяет особое внимание защите прав граждан при обработке их персональных данных, поскольку участились случаи незаконного использования личных сведений. Порядок действий с персональными данными работников регламентируется Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее – Закон о персональных данных), ТК РФ, а также другими нормативными актами.
Персональные данные – это любая информация, относящаяся к определенному или определяемому физическому лицу (ст. 3 Закона о персональных данных). К ним относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- пол;
- возраст;
- место жительства;
- изображение сотрудника (фотография и видеозапись), которое позволяет установить личность;
- образование, квалификация, профессиональная подготовка;
- семейное положение, наличие детей, родственные связи;
- факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, судимость, служба в армии и т.д.);
- деловые и иные личные качества;
- медицинские сведения;
- номер телефона;
- сведения о заработной плате сотрудника (письмо Роскомнадзора от 07.02.2014 № 08КМ-3681 «О передаче работодателем третьим лицам сведений о заработной плате работников»);
- прочие сведения, которые могут идентифицировать работника.
Таким образом, любой документ, в котором содержится какая-либо информация о сотруднике, будет являться носителем его персональных данных.
Работодатель не вправе сообщать персональные данные сотрудника третьей стороне без его письменного согласия, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ или иными федеральными законами (абз. 2 ст. 88 ТК РФ).
Казалось бы, открытка с поздравлением может вызвать только положительные эмоции, однако нельзя забывать, что Ф.И.О. и дату рождения закон относит к персональным данным. Кто-то из сотрудников может быть против того, чтобы коллеги узнали его возраст (в этом случае можно не указывать возраст и год рождения, оставив на открытке только дату поздравления), и возникнет спор, в котором работодатель будет находиться не в самой выигрышной позиции.
Поэтому рекомендуем включать в письменное согласие работника на обработку его персональных данных ситуацию с поздравительными открытками. Требования к оформлению письменного согласия содержатся в ч. 4 ст. 9 Закона о персональных данных. Приведем пример формулировок применительно к рассматриваемому случаю.
См. статью «Топ-8 вопросов о согласии работника на обработку персональных данных» в № 6′ 2019
Даю согласие на обработку следующих персональных данных:
- фамилия, имя, отчество;
- дата рождения
Настоящее согласие на обработку персональных данных предоставляется в целях:
- обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов;
- заключения и регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений;
- отражения информации в кадровых документах;
- начисления заработной платы;
- размещения сведений на внутренних порталах компании, в поздравительных открытках, на доске почета, стендах, интернет-сайте и других информационных ресурсах организации.
Если ранее работодатель не получал от своих сотрудников письменное согласие на обработку персональных данных, советуем это сделать, поскольку в процессе работы может возникнуть необходимость указать сведения о подчиненных и в других местах. Например, сформировать на интернет-сайте компании раздел о своих специалистах, который будет содержать ссылку на их Ф.И.О., должность, фотографию. Возможно, потребуется продемонстрировать их стаж работы и опыт в других организациях. На это также потребуется письменное согласие сотрудников. Обращаем внимание, что должность сама по себе не относится к персональным данным, поскольку не идентифицирует конкретное лицо, а скорее определяет трудовую функцию в организации.
Следует отметить, что работодатель вправе обрабатывать персональные данные специалиста, которые необходимы для исполнения трудового договора или для заключения такого договора (п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона о персональных данных). Согласие сотрудника в этом случае не требуется. Однако ситуация с поздравительными открытками здесь неприменима, поскольку она не относится к исполнению трудовых обязанностей и осуществлению прав. Это скорее корпоративные традиции и отношения в коллективе.
Пусть карьера бежит в гору,
Не споткнется никогда,
Что бы год от года снова
Быть при должности всегда,
Чтоб зарплата восхищала,
И была, конечно, в срок,
Чтоб на прихоти хватало
И откладывалось впрок,
Подчиненных вам послушных,
Не занудных, как-то так,
Чтоб трудиться на работе
Для души, а не в напряг,
В общем, вам, начальник лучший,
Мы желаем только благ,
Чтоб всегда вам был попутчик
Свет зеленый, в руки флаг!
Пусть бизнес процветает так,
Чтоб локти грыз Билл Гейтс.
Чтоб конкуренты рядышком
Испытывали стресс.
Пусть кандидаты лучшие
К вам в очередь стоят,
Чтоб поработать от души
На вас лет сто подряд.
И пусть клиенты только к вам
Бегут большой толпой,
Дают заказы тоннами
И денежки с собой.
И чтобы из налоговой
Держались в стороне.
И вовремя идти домой
К детишкам и жене.
Не сорвутся планы пусть,
Прогоните с сердца грусть.
Заряжайтесь оптимизмом,
С ним намного легче в жизни.
В гору пусть дела идут,
И приносит радость труд.
Конкурентов побеждайте,
Ни проблем, ни бед не знайте.
Дорогой и уважаемый ________! Всем нашим дружным коллективом поздравляем Вас с днем рождения! Желаем Вам, подобно легендарному царю Соломону, быть мудрым и прозорливым, сильным и красноречивым, удачливым и харизматичным, почитаемым и состоятельным, здоровым и любимым. Пусть на любом, выбранном Вами, пути для Вас всегда горит зеленый свет.
Сегодня весь наш рабочий коллектив спешит подарить яркий букет душевных пожеланий самому незаменимому начальнику, командиру, шефу. Так как вы самый добрый, понимающий, безгранично щедрый глава нашего коллектива, мифу о злом начальнике пришел конец! Желаем от жизни брать только самые ценные дары, а подводные камни пусть смывает бурный поток самых искренних и светлых чувств. Удачи, счастья, любви, хорошего настроения, и пусть фортуна улыбается во всех добрых делах. С праздником!
В этот день с огромным уважением
Вас я поздравляю с днем рождения!
Пусть всегда у вас всё получается,
Воля и смекалка не кончаются.
Пусть решаются задачи всевозможные —
И простые, и довольно сложные.
Не забудьте при раздаче премии —
Первым я поздравил с днем рождения.
Смелость, воля, сила и смекалка —
Мне для босса ничего не жалко.
Всем коллективом мы спешим
Поздравить с днем рождения.
И пожелать мы Вам хотим
Стабильности, движения.
Чтоб процветала фирма бы,
Чтоб прибыль шла потоком.
Удач больших в делах любых,
Поменьше склок, упреков.
Чтоб путеводною звездой
Шагали впереди.
Желаем светлых Вам дорог,
Все ямы обойти.
Поздравляем Вас с днем рождения!
Будет верным пусть каждый Ваш ход.
Ваши пусть капиталовложения
Принесут ощутимый доход.
Уважают пусть Вас подчиненные,
Доверяют партнеры всегда,
Пусть семья Ваша будет сплоченною,
А душа, как сейчас, молода!
Мы Вас сердечно поздравляем,
На Вас равняемся во всем,
Мы ценим Вас и уважаем
И никогда не подведем.
Работа радость пусть приносит,
В семье пусть будет мир и лад,
Пускай привносят чаще гости
Веселье в жизненный уклад.
Вы всем начальникам — начальник,
Сегодня Ваш заветный день,
Пора давно поставить чайник,
И куплен торт, работать лень.
Желаем Вам мы настроения
Приподнятого навсегда,
Тогда повысится, бесспорно,
Производительность труда!
Наш коллектив поздравит дружно,
Всю ночь писали мы стихи,
Чтоб было с нами Вам не скучно,
Желаем счастья и любви!
